La organización de eventos y congresos destinados a la empresa está experimentando paulatinamente un cambio considerable en sus características. La evolución del concepto de marketing hacia una era mucho más digital ha cambiado el significado y la concepción que tenemos de los eventos corporativos. Así mismo, también es necesario apuntar otros aspectos introducidos en este tipo de eventos, como la participación más activa de los asistentes, elementos virtuales que favorecen la experiencia, la integración de los formatos de comunicación o el establecimiento de focos temáticos.
Para señalar las secciones más importantes en los documentos en papel de los eventos los post – it: Agua / amarillo / rosa / violeta que nunca fallan y los clásicos Otros post i it clásicos Agua / lima / amarillo / rojo.
Principalmente las nuevas tecnologías y las redes sociales han revolucionado la comunicación corporativa y han influido de una manera notable en la forma en la que se planifican y se ejecutan la organización de eventos. Esta nueva visión y practicidad ha fomentado que los profesionales se vean ayudados a la hora de organizar dichos actos para impactar y seducir al consumidor.
Además, existen algunas tendencias que se han posicionado como características iherentes a la organización de eventos y que nos ayudan no sólo a entender la organización en el presente, sino también saber su desarrollo en el futuro.
Tendencias de la organización de eventos
Co-creación: antes concebíamos la creación como la faena a desarrollar por el organizador. Este aspecto ha cambiado y ahora el asistente al evento también puede posicionarse como creador del propio evento, a través de las técnicas de marketing adecuadas.
Tema escogido: la imagen es el punto clave en la organización de eventos, pues es a partir de ella cómo nos comunicamos con el cliente y la imagen de marca que damos. Por tanto, es importante establecer un eje temático sobre el que verse nuestro evento, de acuerdo con la filosofia de nuestra empresa.
Reducción de la ostentación: con la situación económica actual muchas empresas no pueden destinar grandes cantidades de dinero para la puesta en escena. En su lugar, apuestan por una imagen más minimalista y sencilla. La importancia no radica en un presupuesto para organización de eventos alto sino en la facilidad que tengamos para establecer comunicación con el cliente.
Sostenibilidad: Cada vez son más las empresas concienciadas con el cambio climático y sus efectos. Muchas de ellas conocen el despendio que supone la organización de un evento en cuestión de materiales que luego no podrán se aprovechables. Por eso es necesario incorporar materials reciclado o reutilizables. Este factor nos dará una buena imagen de marca.
Hibridación: la evolución de la tecnología y las relaciones empresariales nos enseñan que cada vez es más común realizar una organización de eventos híbrida entre la forma física y tradicional que conocemos y la forma interactiva. En los últimos años hemos observado como los e-meetings o los webinars han incrementado sus acciones, haciendo que un evento pueda llegar a cualquier parte del mundo, fomentando así un comercio globalizado.
Las tendencias mencionadas están en cosntante evolución y pueden introducirse otras de nuevas como descartar otras. Los cambios no sólo parte de las innovación tecnológicas o de la concepción del marketing, sino también de la predisposición de las empresas para mejorar y evolucionar en sus acciones.